Ablösung von Sachnummern

Einführung moderner Nummernsysteme

Zurück zu den Wurzeln

Bei unseren Sachnummer-Projekten erleben wir bei Kunden mitunter einen Kenntnisstand, der große Verbesserungspotentiale  offenbart. Darum soll zunächst, das Verständnis aufgebaut werden durch den Blick auf die historischen Anfänge und Notwendigkeiten. Letztere  haben sich bis heute nicht verändert.

Daraus ergeben sich Ansätze für die Modernisierung des Nummernsystems. Nur wenn Zweck und Richtung klar sind, kann der Startschuss fallen.  

Die Sachnummerung ist kein seltenes Problem. Kaum einer traut sich aber, es anzufassen. Das uralte  Nummernsystem soll abgelöst werden durch eine leistungsfähige, zukunftssichere Sachnummer.

Wozu Sachnummern?

Der aktuell eingesetzte Nummerntyp blickt oft zurück auf ein Leben von fast einem halben  Jahrhundert. In der Welt der Technik, der Prozesse und deren Digitalisierung mutet das geradezu archäologisch-antik an.

Die sechziger Jahre des vergangenen Jahrhunderts bildeten die Entstehungszeit der meisten Sachnummern. In dieser Zeit kam die elektronische Datenverarbeitung (EDV) auf – damit kamen bisher ungekannte Anforderungen und Chancen ins Visier.

Der Zweck ist, mit Hilfe von EDV verschiedene Objekte eindeutig und verwechslungssicher zu identifizieren und zu verwalten. Das gelingt über eine sogenannte „Ident-Nummer“. Allgemein sagt man auch „Sachnummer“. Im Handel ist „Artikelnummer“ im Gebrauch.

Schlüsselfunktion der Sachnummer

Die Sachnummer ist der Schlüssel, um an Materialdaten zu gelangen. Zum Beispiel an Merkmale. Gleichartige Objekte, z.B. alle Schrauben, führen gleiche Merkmale (etwa: Gewindelänge, Durchmesser). Die Merkmale eines Objekts werden zusammengefasst im sogenannten Materialstammsatz. Jeder Stammsatz ist gegliedert in Felder. Er ist ansprechbar über die  Sachnummer.

Die Merkmalsfelder des Stammsatzes werden befüllt mit Merkmalswerten. Beispiele: konkrete Längen oder Durchmesser in Millimetern. Mehrfach vorhandene Objekte mit denselben Merkmalswerten führen dieselbe Ident- oder Sachnummer.

Identische Materialien können z.B. gezählt werden. Für real vorhandene Objekte erhält man so Lagerbestände. Für (noch) nicht real vorhandene, gezählte Objekte werden daraus Bedarfe. Die Bedarfs-Materialien werden entweder selbst gefertigt oder gekauft.

Sachnummer verwaltet Stückliste, Baugruppe

Mehrere Objekte – meist verschiedenartige – können zusammengefasst werden zu Baugruppen. So entsteht eine geläufige Organisationseinheit: die Stückliste. Sie führt Bestände und/oder Bedarfe auf. Alle genannten Objekte, Sachnummer, Merkmale, Merkmalswerte, Stücklisten können über EDV gehandhabt werden.

Auch der Zugriff auf die höheren Organisationseinheiten wie Stücklisten oder Baugruppen erfolgt über die Sachnummer. Sie ist der Schlüssel in ERP-, PDM- oder CAD- Anwendungen.

Das ist die wichtigste Funktion der Sachnummer

Die unabdingbare Anforderung an ein Nummernsystem ist die eindeutige Unterscheidung eines Objekts von allen anderen Objekten des Organisationsraums (z.B. ein Konzern).

Die Sachnummer darf nur einmal im gesamten Organisationsraum vorkommen. Einmal vergebene Sachnummern ändern sich nie – auch nicht in der ferneren Zukunft. Das geht, trotz scheinbarer Widersprüche.

Über die Zeit kann sich der Organisationsraum ändern, z.B. durch Firmenzukäufe. Damit kommen andersartige Teile hinzu, in jedem Fall aber werden es mehr. Und: höchstwahrscheinlich sind deren Sachnummern des neuen Gruppenmitglieds ganz anders aufgebaut. Hier ist die Vereinheitlichung der Nummernlandschaft ein wirtschaftliches Nahziel.

Wird häufig nicht verstanden

Eindeutige Identifikation: dieses unantastbare Prinzip wird bis heute in manchen – meist mittelständischen Unternehmen – grob mißachtet. So erhalten verschiedene, ähnliche (nicht identische!) Teile dieselbe Ident-Nummer. Ergebnis: verschiedene Teile, gleiche Nummer. Wer möchte da Servicetechniker sein?

Aber nicht nur bei Mittelständlern fehlt das Verständnis: selbst in Großkonzernen werden Nummernsysteme eingesetzt, die eher zufällig identifizierend sind. Auf eine Suchabfrage mit der kompletten "ID-Nr." können sich hier verschiedene Materialien melden. Die sogenannte "Identnnummer" ist in Wahrheit eine Klassifizierung!

Ähnlichteile finden

Abseits solcher Verirrungen wurde die Sachnummernmethodik weiterentwickelt. Als ein wichtiges Ziel hat sich dabei die Wiederholteilsuche herausgebildet.

Im Maschinenbau steht diese Zielsetzung ganz weit obenan. Man will also ähnliche Teile finden, um aus dem Teilebestand die mehrfache Verwendung desselben Teils zu fördern. Das spart viel Zeit und Geld.

Wiederverwendung nicht wichtig: gibt es das?

Es gibt allerdings bedeutende Branchen, in denen dieses Ziel weniger wichtig ist. Produkte aus Massenfertigung werden in einer gesonderten IT-Umgebung (PDM) entwickelt, bevor sie in Serie gehen. Dabei  entstehen Prototypen. Das sind Einzelstücke mit speziell entwickelten Teilen, also Unikate und Kleinserien.

So arbeiten beispielsweise die Automobilbauer und ihre Zulieferer. Auch Hersteller von Kühlschränken, Waschmaschinen, Radios, TV-Geräte bis hin zu Mobiliar unterscheiden zwischen „Entwicklung“ und „Abwicklung“ – jeweils in verschiedenen IT-Umgebungen (PDM und ERP).

Es ist verständlich, daß aus dieser Sicht die wiederholte Verwendung von Teilen eher als Bremser des technischen Fortschritts gesehen wird denn als Beschleuniger.

Babylonische Nummernvielfalt

Nahezu jedes Unternehmen setzt sein eigenentwickeltes Nummernsystem ein. Hinzu kommt, dass daneben auch Zeichnungsnummern, Projekt- und Auftragsnummern die Übersicht erschweren. Auch gab es Anläufe, Materialschlüssel zu vereinheitlichen, z.B. europaweit (EN-Nummer).

Weil das Teilespektrum in einem derartigen Rahmen sehr groß ist, führt diese breite Verschiedenartigkeit  zu sehr umfangreichen Sachnummern. Bei einem IBF-Kunden wurden z.B. Schiffspropeller und U-Boote mit sprechenden Nummern benummert, aber auch Dosierkolben zur Getränkeabfüllung – ebenso wie Schrauben, Scheiben, Muttern oder Elektromotoren.

Orientierung im Sachnummern-Dickicht

Auf der Suche nach der bestgeeigneten, zukunftssicheren Sachnummer ist Orientierung nützlich: wo bin ich? Verschiedene Ordnungssysteme mit ebenso verschiedenen Schwächen und Stärken stehen zur Auswahl. Man unterscheidet grob zwischen Zählnummer, Benennung, Schlagwort, Klassifizierung, Verbundschlüssel, Geometrie, Parallelschlüssel und so weiter. Nicht alle schließen einander aus.

Anforderungen an den richtige Nummerntyp

Was heißt nun „bestgeeignet“? Dazu wird das Einsatzgebiet der Nummer fokussiert. Soll sie z.B. die Wiederverwendung fördern, so rückt die Suche nach ähnlichen Teilen in den Vordergrund.

Und was ist „ähnlich“? Hier kann zunächst grob unterschieden werden zwischen „geometrisch ähnlich“ oder „funktional ähnlich“. Dabei gilt immer: „Ähnlich“ ist nicht „identisch“!

Und was bedeutet „zukunftssicher“? Nun: der neue Nummerntyp sollte auf dem aktuellen und dem künftig absehbaren Stand der IT-Technik basieren. Gängige, moderne ERP- und PDM-Systeme sollten den künftigen Nummerntyp unterstützen.

Praxisbewährte Methode

Bei Aufgaben dieser Art hat sich die Nutzwertanalyse als methodische Hilfe bewährt. Zunächst wird ein Zielsystem für alle Nutzen-Aspekte aufgestellt. Hier werden die einzelnen Nutzenbeiträge hierarchisch geordnet.

Im nächsten Schritt gewichtet das Unternehmen die Beiträge einzeln: was ist für uns wie wichtig? Für jedes betrachtete Nummernsystem wird sodann  jeder Aspekt bewertet (Wie gut erfüllt der Nummerntyp meine Anforderungen?).

So entsteht über die Berechnung von sogenannten „Erfüllungsgraden“ die detaillierte, strukturierte und transparente Empfehlung für das bestgeeignete Nummernsystem.

Um-Nummerung  verboten

Wir halten fest: eine Umnummerung bestehender Materialien ist ausgeschlossen. Bei bestimmten Ziel-Nummerntypen ist es durchaus möglich, den sprechenden Anteil der neuen Nummer aus Teilen der bestehenden Nummer zu generieren.

Der bestehende Zugriffsschlüssel bleibt dabei unangetastet. Der sprechende Teil wird im Datenteil des Stammsatzes eingetragen – immer vorausgesetzt, der Nummerntyp erlaubt dies. Das Ergebnis dieser Analyse ist wesentlich für den folgenden Aufwand. Darum ist es ein Bestandteil der Planung für die nächsten Projektschritte.

Die alte Nummer bleibt

Nach der Auswahl wird die alte Nummer abgelöst durch die neue. Dabei gilt: kein bestehendes Material darf umbenummert werden. Das ist erforderlich, damit das Ersatzteilgeschäft nicht beschädigt wird.

Vermitteln, Missionieren

Die Ausgangslage ist klar, die Zielsetzung ebenso. Nun müssen die Beteiligten (es sind nicht wenige!) eingenommen werden. Vermittelt werden die Fortschritte, die vom Projekt „Sachnummern umstellen“ erwartet werden können.

Für die Erfolgssteuerung werden die Messgrößen (z.B. mehrfache Anwendung in verschiedenen Aufträgen) definiert. Die Vermittlung und Verankerung des neuen Nummerntyps und der Umstellung erfordern viel Fingerspitzengefühl und Empathie des Projektteams für die künftigen Nutzer.

Neue Sachnummer: Pilot & Ausbreitung

Die betroffenen Fachbereiche, z.B. Entwicklung, Konstruktion, Einkauf, Projektierung, Produktion, Service, können interne Anwender-Teams bilden.

Sie definieren dezentral Erwartungen, Arbeitsschritte und Termine innerhalb eines Generalplans für die gesamte Organisation.

Je nach Ausbreitungsstrategie kann Fachbereich auf Fachbereich folgen. Das Freischalten des neuen Nummernsystems erfolgt nach intensiven Tests durch die Nutzer. Danach wird ein Berichtswesen aufgesetzt. Dies ist das Werkzeug zur Erfolgskontrolle und – steuerung.

Kontakt

IBF Stuttgart
Dr.-Ing. Dieter Franz

Bernsteinstr. 120
70619 Stuttgart

info@ibfstuttgart.de

T: +49(0)711-2488-698
F: +49(0)711-2488-765

 

Erreichbarkeit

  • Jederzeit: E-Mail an d.franz@ibfstuttgart.de mit Ihrer Angabe zum Medium (Telefon oder E-Mail) sowie gewünschtes Zeitfenster zur Rückantwort.
  • Montag bis Freitag: 09:00-18:00 Uhr